GDPR - Dodavatelé

Zásady ochrany osobních údajů pro dodavatele a další osoby

1.      Obecná ustanovení

Na ochranu osobních údajů klademe velký důraz. Tyto Zásady osobních údajů Vás informují o tom, jak společnost PRONECO, s.r.o. získává, uchovává a dále zpracovává vaše osobní údaje, a to v souvislosti s nákupem a dodávkami vašich surovin, zboží nebo služeb, a jak dále s vašimi osobními údaji nakládáme a chráníme je.

Osobními údaji jsou jakékoliv informace týkající se identifikované nebo identifikovatelné fyzické a právnické osoby, tedy vás, pokud jste podnikající fyzickou osobou, a/nebo vašich zaměstnanců. Veškeré služby, které poskytujeme jsou určeny pro vás jakožto našeho dodavatele, příkazníka nebo jinou osobu, která jedná v rámci své obchodní nebo jiné podnikatelské činnosti a/nebo při výkonu svého povolání pro svého zaměstnavatele, který je našim dodavatelem, příkazníkem nebo jinou osobou.

Účelem těchto Zásad ochrany osobních údajů je informovat vás o tom, jak shromažďujeme a zpracováváme vaše osobní údaje, vašich právech, jak a jakými prostředky je můžete uplatňovat.

Doporučujeme vám pečlivě se seznámit s těmito Zásadami ochrany osobních údajů. Poskytováním zboží nebo služeb a poskytnutím vašich osobních údajů potvrzujete, že jste byli informováni o našem využívání vašich osobních údajů, jak je uvedeno v těchto Zásadách ochrany osobních údajů.

2.      Správce osobních údajů

Správcem vašich osobních údajů je společnost PRONECO, s.r.o., se sídlem Klentnice č. p. 78, 692 01 Klentnice zapsaná v obchodním rejstříku vedeného Krajským soudem v Brně oddíl C, vložka 8819, IČ: 46994645, DIČ: CZ46994645

Aktuální kontaktní údaje naleznete na www.proneco.cz 

3.      Účel, způsob a doba zpracování osobních údajů

Vaše osobní údaje zpracováváme několika různými způsoby a pro odpovídající účely:

3.1         Dodavatelé zboží a služeb

3.1.1        Pokud jste naším dodavatelem (popř. zaměstnancem nebo jinou kontaktní osobou našeho dodavatele), potřebujeme znát a dále zpracovávat vaše osobní údaje, abychom mohli plnit své smluvní povinnosti a abychom zajistili efektivní komunikaci mezi smluvními stranami.

3.1.2        Osobní údaje zpracováváme zejména za účelem uzavření a následném plnění smlouvy a právním základem takového zpracování je tedy plnění smlouvy, případně náš oprávněný zájem (zejména, pokud s námi jednáte jako zaměstnanec či jiná kontaktní osoba dodavatele).

3.1.3        Osobní údaje v takovém případě získáváme přímo od dodavatele (tj. buď přímo od vás, pokud jste naším dodavatelem, nebo od vašeho zaměstnavatele, se kterým máme smluvní vztah). Tyto údaje můžeme rovněž pravidelně aktualizovat z veřejných zdrojů (zejména ARES, obchodní rejstřík či internetové stránky dodavatele).

3.2         Rozsah zpracovávaných údajů. Zpracováváme pouze osobní údaje, které jsou nezbytné pro plnění našich povinností, a které získáváme prostřednictvím výše uvedených zdrojů. Jedná se tak zejména o následující údaje:

3.2.1        jméno a příjmení, e-mail, telefonní číslo, IČO, DIČ, sídlo a případně provozovna dodavatele (případně pak identifikace vás jakožto zaměstnance našeho dodavatele, včetně vašich kontaktních údajů a vaší   pracovní pozice);

3.2.2        údaje o objednaném zboží, provedených objednávkách, zaplacených částkách, provedených platbách a pod.

3.3         Účel a doba zpracování. Vaše osobní údaje zpracováváme především za účelem plnění smluvních povinností vůči našim dodavatelům a zefektivní komunikace mezi smluvními stranami. Osobní údaje tedy zpracováváme zejména pro účely:

3.3.1        osobní údaje zpracováváme pro plnění kupních a jiných smluv a také pro případné reklamace zboží. Údaje uchováváme po celou dobu trvání smluvního vztahu mezi námi a naším dodavatelem;

3.3.2         některé osobní údaje mohou být uvedeny na účetních dokladech (tedy zejména   fakturách, účtenkách a dodacích listech). Zákony (např. zákon o účetnictví či zákon o DPH) nám ukládají tyto doklady uchovávat, a to až po dobu 10 let. Pokud nám tedy vzniká zákonná povinnost tyto doklady archivovat, ukládáme spolu s nimi i vaše osobní údaje uvedené na příslušném daňovém dokladu;

3.3.3        v případě, že byste se opozdili s platbou, nesplnili svůj závazek, platbu bychom od vás vůbec neobdrželi, případně nám z vaší strany vznikla jiná škoda či újma, můžeme rovněž osobní údaje zpracovávat na základě oprávněného zájmu spočívajícím ve vymáhání našich pohledávek a/nebo určení, ochraně a výkonu našich právních nároků. Vaše osobní údaje můžeme za tímto účelem uchovávat po dobu promlčecí lhůty.

 4.      Příkazníci

Pokud s vámi máme uzavřenou příkazní smlouvu, na základě, které pro nás vystupujete jako příkazníci, potřebujeme znát a dále zpracovávat vaše osobní údaje, abychom mohli uzavřít a následně plnit příkazní smlouvy. Osobní údaje zpracováváme zejména za účelem uzavření a následném plnění smlouvy; právním základem takového zpracování je tedy plnění smlouvy. Osobní údaje od vás získáváme při uzavření příkazní smlouvy a případně pak v rámci existence našeho smluvního vztahu.

4.1         Rozsah zpracovávaných údajů. Zpracováváme pouze osobní údaje, které od vás získáváme prostřednictvím výše uvedených zdrojů. Jedná se tak zejména o následující údaje:

4.1.1        jméno a příjmení, e-mail, telefonní číslo, IČO, DIČ a sídlo příkazníka;

4.1.2        historie plnění smluvního vztahu mezi námi a příkazníky, včetně souvisejících finančních transakcí (provedených platbách apod.).

4.2         Účel a doba zpracování. Vaše osobní údaje zpracováváme především za účelem výkonu příkazní smlouvy. Některé údaje, které o vás máme k dispozici, zpracováváme i po ukončení příkazní smlouvy. Osobní údaje tedy zpracováváme zejména pro účely:

4.2.1        osobní údaje zpracováváme pro účely plnění příkazní smlouvy, a to po   celou dobu trvání smluvního vztahu;

4.2.2        některé osobní údaje mohou být uvedeny na účetních dokladech (tedy zejména fakturách, účtenkách a dodacích listech). Zákony (např. zákon o účetnictví či zákon o DPH) nám ukládají tyto doklady uchovávat, a to až po dobu 10 let. Pokud nám tedy vzniká zákonná povinnost tyto doklady archivovat, ukládáme spolu s nimi i vaše osobní údaje uvedené na příslušném daňovém dokladu;

4.2.3        v případě, že byste nesplnili svůj závazek nebo nám z vaší strany vznikla jiná škoda či újma nebo v případech hrozícího sporu s vámi, můžeme rovněž osobní údaje zpracovávat na základě oprávněného zájmu   spočívajícím ve vymáhání našich pohledávek a/nebo určení, ochraně   a výkonu právních nároků společnosti PRONECO, s.r.o. Vaše osobní údaje můžeme za tímto účelem uchovávat po dobu promlčecí lhůty.

5.      Externí řidiči

Pokud pro nás vy nebo váš zaměstnavatel zajišťujete služby spojené s rozvozem zboží a využíváte prostředků skupiny PRONECO, s.r.o. potřebujeme znát a dále zpracovávat vaše osobní údaje, abychom s vámi mohli uzavřít a následně plnit smlouvu. Osobní údaje zpracováváme zejména   za účelem uzavření a následném plnění smlouvy (a kontroly tohoto plnění), případně na základě našeho oprávněného zájmu (zejména, pokud s námi   jednáte jako zaměstnanec či jiná kontaktní osoba dodavatele).

5.1         Rozsah zpracovávaných údajů. Zpracováváme pouze osobní údaje, které od vás získáváme prostřednictvím výše uvedených zdrojů. Jedná se tak zejména o následující údaje:

5.1.1        jméno a příjmení, e-mail, telefonní číslo, IČO, DIČ a sídlo (případně pak identifikace vás jakožto zaměstnance našeho dodavatele, včetně vašich kontaktních údajů a vaší pracovní pozice);

5.1.2        lokalizační a provozní údaje o pohybu služebních vozidel řízených externími řidiči, především:

5.1.3        údaje o pohybu služebních vozidel řízených externími řidiči, především lokalizační údaje ze systémů GPS   o pohybu vozidel sbírané v pracovní době těchto řidičů (tj. v době využívání našich vozidel);

5.1.4        údaje z tachografů, knihy jízd, údaje související s řešením pojistných událostí a dopravních přestupků;

5.1.5        údaje nezbytné pro splnění veterinárních povinností, především údaje o teplotě ve vozidle v místě vykládání zboží.

5.2         Účel a doba zpracování. Vaše osobní údaje zpracováváme především za účelem výkonu smlouvy s vámi uzavřené. Některé údaje, které o vás máme k dispozici, zpracováváme i po ukončení této smlouvy. Osobní údaje tedy zpracováváme zejména pro účely:

5.2.1        osobní údaje zpracováváme pro plnění smlouvy, a to po celou dobu trvání smluvního vztahu;

5.2.2        některé osobní údaje mohou být uvedeny na účetních dokladech (tedy zejména fakturách, účtenkách a dodacích listech). Zákony (např. zákon o účetnictví či zákon o DPH) nám ukládají tyto doklady uchovávat, a to až po dobu 10 let. Pokud nám tedy vzniká zákonná povinnost tyto   doklady archivovat, ukládáme spolu s nimi i vaše osobní údaje uvedené   na příslušném daňovém dokladu;

5.2.3        v případě, že byste nesplnili svůj závazek nebo nám z vaší strany vznikla jiná škoda či újma nebo v případech hrozícího sporu s vámi, můžeme rovněž osobní údaje zpracovávat na základě oprávněného zájmu spočívajícím ve vymáhání našich pohledávek a/nebo určení, ochraně   a výkonu právních nároků společnosti PRONECO, s.r.o. Vaše osobní údaje můžeme za tímto účelem uchovávat po dobu promlčecí lhůty.

6.      Sdílení a předávání osobních údajů (příjemci osobních údajů)

6.1         Příjemci osobních údajů. Osobní údaje, které shromažďujeme výše popsanými způsoby, můžeme sdílet se třetími stranami, které zajišťují některé služby související se zajištěním prodeje našeho zboží a služeb, jeho doručování, vyřizování objednávek, administrativní podporou či využívání softwarových prostředků. Tyto osoby jsou tak v postavení zpracovatelů osobních údajů. Vaše osobní údaje tak můžeme sdílet zejména:

6.1.1        s dodavateli našich IT systémů, kteří mohou mít v určitých případech přístup k vašim osobním údajům.

6.1.2        s externími právními zástupci, pokud je to nezbytné pro vymáhání pohledávek nebo pro ochranu našich oprávněných zájmů.

7.      Záruky

Se zpracovateli osobních údajů dle předešlého odstavce jsme uzavřeli smlouvy o zpracování osobních údajů, které zaručují nejméně stejnou úroveň   ochrany vašich osobních údajů jako tyto Zásady ochrany osobních údajů.

8.      Ubytovací služby

V souvislosti s poskytováním ubytovacích služeb je Správce povinen zpracovávat osobní údaje hostů. S těmito   údaji pracují zejména:

a.      Recepční hotelu

b.      Majitel společnosti PRONECO, s.r.o.

c.      Manažer hotelu

d.      Účetní a fakturanti

Výše uvedení uživatelé byli poučeni o citlivosti osobních údajů. S osobními údaji hostů nakládají výhradně v rámci služeb poskytovaným Správcem. Správce ani zaměstnanci nepředávají osobní údaje hostů dalším subjektům. Dalšími zpracovateli osobních údajů hostů jsou:

e.        Hotelový systém Previo

Podmínky zpracování a nakládání s osobními údaji hostů jsou upraveny ve zpracovatelské smlouvě mezi hotelem a daným zpracovatelem.

9.      Informace o zákaznícícH

  
Správce z hlediska ubytovacích služeb má zákonnou povinnost uchovávat o svých hostech některé osobní údaje, a to zejména jméno, příjmení, datum narození, adresa a doba ubytování, číslo a typ dokladu, případné vízum, účel pobytu. Tato povinnost se řídí Zákonem o pobytu cizinců na území ČR (326/1999) a Zákonem o místních poplatcích (565/1990). Dle těchto právních předpisů je hotel povinen uchovávat osobní údaje o zákaznících po dobu 6 let. 

Zákazník má kdykoli právo požádat hotel o přehled svých osobních údajů. Tyto informace jsou uchovávány v kartě hosta v hotelovém systému, v domovní knize a evidenční knize, které jsou v tištěné podobě   uschovány v uzamčené místnosti. V případě žádosti o výmaz osobních údajů Správce smaže kartu hosta a skartuje domovní a evidenční knihu. Výše uvedeným zákonům však Správce musí dostát. Vyjmenované osobní údaje mohou být   smazány až po uplynutí zákonné lhůty.

10.   Technické a organizační zabezpečení ochrany osobních údajů

Správce se zavazuje, že technicky a organizačně zabezpečí ochranu zpracovávaných osobních údajů tak, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití a aby byly   personálně a organizačně nepřetržitě po dobu zpracovávání údajů zabezpečeny veškeré povinnosti správce osobních údajů, vyplývající z právních předpisů, zejména Nařízení.

Správce se zavazuje, že zpracovávání údajů bude zabezpečeno zejména následujícím způsobem:

a) k osobním údajům budou mít přístup pouze oprávněné osoby, které budou mít Správcem stanoveny podmínky a rozsah zpracování údajů a každá taková osoba bude přistupovat k osobním údajům pod svým jednoznačným identifikátorem;

b) Správce zabrání neoprávněnému čtení, vytváření, kopírování, přenosu, úpravě či vymazání záznamů obsahujících osobní údaje;

c)  učiní opatření, která umožní určit a ověřit, komu byly osobní údaje předány, kým byly zpracovány, pozměněny nebo smazány.

Správce se zavazuje prostřednictvím vlastních vnitřních předpisů případně zvláštních smluvních ujednání zajistit, že jeho zaměstnanci a jiné osoby, které budou zpracovávat osobní údaje, tak budou činit pouze za podmínek a v rozsahu Správcem stanoveném a odpovídajícím pokynům Správce. Zejména bude sám (a   závazně uloží i těmto uvedeným osobám) zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení osobních údajů, a to i po skončení zaměstnání nebo příslušných prací u Správce.

11.   Kamerový systém

Společnost PRONECO, s.r.o. využívá k prevenci ochrany svých zákazníků, svého a jejich majetku   kamerový systém. Správce prohlašuje, že se záznamy žádným způsobem nepracuje, neposkytuje je třetím osobám, či subjektům. Kamerový záznam je uchován po dobu 7 dnů.

12.   Zabezpečení dat

Zavedli jsme a udržujeme nezbytná přiměřená technická a organizační opatření, vnitřní kontroly a procesy bezpečnosti informací v souladu s nejlepší obchodní praxí odpovídající možnému hrozícímu riziku pro vás   jako subjekt údajů. Zároveň zohledňujeme stav technologického vývoje s cílem   chránit vaše osobní údaje před náhodnou ztrátou, zničením, změnami, neoprávněným zveřejněním nebo přístupem. Tato opatření mohou mimo jiné   zahrnovat zejména přijetí přiměřených kroků k zajištění odpovědnosti zaměstnanců, kteří mají přístup k vašim údajům, školení zaměstnanců, pravidelné zálohování, postupy pro obnovu dat a řízení incidentů, softwarová ochrana zařízení, na kterých jsou uložena osobní data atd.

13.   Vaše práva jako subjektu údajů

Pokud uplatníte jakékoliv své právo podle tohoto článku nebo dle platných právních předpisů, informujeme o přijatém opatření nebo vymazání vašich osobních údajů nebo omezení zpracování v souladu s vaším požadavkem každého příjemce, pokud takové sdělení bude možné a/nebo nebude vyžadovat nepřiměřené úsilí.

Pokud si přejete uplatnit tato práva a/nebo získat podrobné informace, kontaktujte nás prosím na sekretariat@proneco.cz

13.1      Co můžete požadovat?

V souladu s platnými právními předpisy máte právo požadovat přístup ke svým osobním údajům, které jako správce osobních údajů zpracováváme, právo na jejich opravu, vymazání nebo přenos (např. přenos vašich osobních údajů   k jinému poskytovateli služeb), právo podat námitky a také právo   požadovat omezení našeho zpracování. Můžete také kdykoliv vzít zpět souhlas se zpracováním údajů k marketingovým účelům, který jste nám poskytli.

13.2      Oprava vašich osobních údajů

Podle platné právní úpravy máte právo na opravu svých osobních údajů, které s námi sdílíte. Pokud chcete toto právo uplatnit, kontaktujte nás prosím prostřednictvím našich internetových stránek na následujícím odkazu: sekretariat@proneco.cz

Přijímáme přiměřená opatření k zajištění toho, abyste mohli udržovat vaše osobní údaje přesné a aktuální. Vždy nás můžete kontaktovat s dotazem, zda stále zpracováváme vaše osobní údaje.

13.3      Vymazání vašich osobních údajů

Můžete nás kdykoliv požádat o vymazání svých osobních údajů. Pokud nás oslovíte s takovou žádostí, smažeme bez zbytečného odkladu všechny vaše osobní údaje, které máme, pokud vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro plnění   smluvních a zákonných povinností či ochranu našich oprávněných zájmů, jak jsou popsány výše.

13.4      Zpřístupnění a přenositelnost Vašich osobních údajů

Máte právo získat osobní údaje týkající se vaší osoby a osobní údaje, které jste nám poskytli. Pokud to budete požadovat, můžeme některé vaše osobní údaje (zejména tedy ty údaje, které zpracováváme na základě plnění smlouvy a/nebo vašeho souhlasu) zaslat přímo třetí straně (jinému správci údajů), kterého uvedete ve své žádosti, pokud takový požadavek nebude mít negativní vliv na práva a svobody jiných osob, a pokud bude technicky proveditelný. 

13.5      Omezení zpracování

Pokud nás požádáte o omezení zpracování svých osobních údajů, např. v případě, kdy zpochybňujete přesnost, zákonnost nebo naši potřebu zpracovávat vaše osobní údaje, omezíme zpracovávání vašich osobních údajů na   nezbytné minimum (uložení), a případně je budeme zpracovávat pouze pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, nebo z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby, nebo jiných omezených důvodů předepsaných platnými právními předpisy. Pokud dojde ke zrušení omezení a my budeme ve   zpracovávání vašich osobních údajů pokračovat, budeme vás o tom bez zbytečného odkladu informovat.

13.6      Námitky proti zpracování

Máte právo vznést kdykoliv námitku proti zpracování osobních údajů zpracovávaných na základě našeho oprávněného zájmu, případně pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci.

Pokud se na naší straně neprokážou závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, nebudeme osobní údaje dále zpracovávat.

13.7      Stížnost u úřadu pro ochranu osobních údajů 

Máte právo podat stížnost týkající se našeho zpracovávání údajů u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7. Internetové stránky úřadu: www.uoou.cz.

13.8      Aktualizace Zásad ochrany osobních údajů

Průběžně můžeme Zásady ochrany osobních údajů upravovat či aktualizovat. Jakékoliv změny těchto Zásad ochrany osobních údajů se stanou účinnými po jejich zveřejnění na následujícím odkazu: www.proneco.cz/gdpr-dodavatele.

14.   Mlčenlivost

Dovolujeme si Vás ujistit, že naši zaměstnanci i spolupracovníci, kteří budou zpracovávat Vaše osobní údaje, jsou povinni zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení Vašich osobních údajů.

Tato mlčenlivost přitom trvá i po skončení závazkových vztahů s námi. Bez vašeho souhlasu nebudou vaše osobní údaje vydány žádné jiné třetí straně.